ADHERENCE TO THE RULES OF ATTENDANCE.

» NEWS » ADHERENCE TO THE RULES OF ATTENDANCE

ADHERENCE TO THE RULES OF ATTENDANCE

Serdang - 21^st December 2017: UPM Internal Audit Department has organized talk on Attendance Monitoring Management Audit (Audit Pengurusan Pemantauan Kehadiran Staf) in University Putra Malaysia. Purpose of this talk is to present the outcome of this audit that has been held in March 2017. The main objective for this audit is to ensure every staff and PTJ in University Putra Malaysia follows rules in their duty.

UPM has used Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 2014 together with Pekeliling Am Bil 11 Tahun 1981 whereby all staf need to record their attendance every morning before 8 am and not going back before 5 pm. UPM also allow staff to choose their flexible time which is 7.30 am till 4.30 pm or 8.30 am till 5.30 pm.

Referring to Pekeliling Pekhidmatan UPM bilangan 1 tahun 2012: handling and managing cases among UPM officer, Head of PTJ, Deputy Registrar were responsible to monitor of staff attendance. If they didn’t do so, they are actually irresponsible in performing their duties and they might liable for disciplinary action.

Rules and regulation that has been used by UPM in auditing as follows:

Bil	Peraturan	Perkara
1	Surat Pekeliling Am Bil. 11, tahun 1981	Arahan penggunaan kad perakam waktu bagi mengawal waktu pegawai-pegawai dan kakitangan kerajaan.
2	Surat Pekeliling Am Bil. 1 tahun 2004	Garis panduan penggunaan Sistem Perakam Waktu Elektronik oleh agensi-agensi kerajaan.
3	Pekeliling Pendaftar Bilangan 1 Tahun 2005	Pengendalian dan pengurusan kes-kes ketidakhadiran
4	Surat Pendaftar bertarikh 3 Julai 2007 diedarkan ke semua PTJ	(a) Mengedarkan Surat Pekeliling Am Bil. 11, tahun 1981 dan Surat Pekeliling Am Bil. 1 tahun 2004 (b) Meminta ketua-ketua PTJ memberi perhatian serius terhadap penggunaan kad perakam waktu dan memastikan bahawa staf di bawah seliaannya membuat rakaman waktu datang ke pejabat dan pulang daripada pejabat. Laporan bulanan diminta dihantar ke Pejabat Pentaftar untuk pemantauan. (c) Panduan umum untuk staf akademik, rakaman datang dan pulang hendaklah tidak kurang daripada 45 jam/ minggu.
5	Surat Pejabat Pendaftar bertarikh 15 Disember 2011	Panduan Mengurus Staf Tidak Hadir Bertugas Tanpa Cuti atau Tanpa Terlebih dahulu mendapat kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah (juga boleh diakses di laman web Pejabat Pendaftar)
6	Kit panduan menguruskan staf tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa terlebih dahulu mendapat kebenaran atau tanpa sebab yang munsabah.	Tarikh efektif adalah 2 Januari 2012. Kit ini dikemaskini pada tahun 2013.
7	Pekeliling Perkhidmatan UPM Bilangan 1 tahun 2012: Pengendalian dan Pengurusan Kes-kes Ketidakhadiran Bertugas Pegawai UPM	Pekeliling ini menerangkan:- (a) tindakan yang boleh diambilkan tindakan keatas pegawai yang tidak hadir tanpa cuti, tanpa mendapat kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah boleh diambil tindakan mengikut Akta 605 (a) Tanggungjawab Ketua PTJ dan Timbalan Pendaftar/penolong pendaftar untuk memastikan pekeliling ini dilaksanakan (b) Staf yang tidak menjalankan kawalan dan pengawasan tatatertib ke atas staf-staf bawahannya atau tidak mengambil tindakan terhadap staf bawahannya yang melanggar tatakelakuan yang dinyatakan akan disifatkan cuai dan tidak bertanggungjawab.
8	Akta 605: Akta badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj ) 2000.	Bahagian III : Ketidakhadiran Tanpa Cuti.

This talk has been joined by 79 PTJ in UPM and positive feedback has gained towards rules and regulation that has been implemented.

BY: Mohd Faiz Suparman (Auditors)

Date of Input: 16/01/2018 | Updated: 08/10/2018 | muhammad.isam

MEDIA SHARING