Pengenalan

Pelaksanaan projek secara Reka dan Bina adalah merupakan salah satu kaedah di dalam pelaksanaan projek Kerajaan. Perolehan secara Reka dan Bina merupakan kaedah perolehan dimana kontraktor bertanggungjawab untuk merancang, mereka bentuk, membina dan menyiapkan, menyelia, melengkapkan, menguji, mentauliah dan menyenggara keseluruhan kerja dan apa-apa perkhidmatan/peralatan selaras dengan kehendak kerajaan.

 

Secara prinssipnya semua projek Kerajaan hendaklah dilaksanakan secara konvensional. Walau bagaimanapun, agensi Kerajaan boleh melaksanakan projek kerja secara Reka dan Bina tertakluk kepada pertimbangan dan kelulusan Pegawai Pengawal atau Ketua Jabatan bagi Jabatan Teknik.

 

Apakah Asas Penetuan Pelaksanaan Projek Melalui Kaedah reka dan Bina?

Antara asas yang perlu diambilkira bagi melaksanakan projek secara Reka dan Bina adalah seperti berikut:-

• Skop kerja yang kompleks dan melibatkan kepakaran khusus, yang mana kepakaran tersebut tidak terdapat dalam Agensi berkenaan atau Jabatan Teknik;

2)      Reka bentuk bangunan/struktur ditentukan oleh system kelengkapan, perkhidmatan atau peralatan yang akan ditempatkan. Contohnya projek hangar bagi pesawat penggempur dan bunker bagi misil/peluru; atau

3)      Projek-projek khas yang perlu disiapkan dalam masa yang singkat bagi menepati jadual yang telah ditetapkan atau demi kepentingan dan keselamatan Negara yang bukan berpunca daripada kelemahan perancangan Agensi. Contohnya pembinaan Stesen Pusat Penggera Tsunami.

   

Kaedah Pelaksanaan Projek

Perolehan kerja secara Reka dan Bina boleh dilaksanakan melalui 2 kaedah iaitu:-

1. Secara Tender Terbuka; atau
2. Secara Tender Terhad.

 

Perolehan dan pengurusan projek secara Reka dan Bina boleh dibahagikan kepada beberapa peringkat seperti berikut:-

1. i) Peringkat Perolehan
2. ii) Peringkat Pembinaan

• iii) Peringkat Pengujian dan Pentauliahan

1. iv) Peringkat Pemeriksaan dan Penyerahan
2. v) Peringkat Tempoh Liabiliti Kecacatan dan Penyenggaraan

 

Untuk kali ini, artikel ini hanya akan memberi fokus kepada Peringkat Perolehan bagi kaedah secara tender terbuka sahaja.

 

Proses Perolehan Kerja Secara Reka dan Bina Melalui Kaedah Tender Terbuka.

Proses perolehan kerja secara Reka dan Bina melalui kaedah tender terbuka melibatkan 2 peringkat utama iaitu:-

1. Peringkat Pertama-Proses Pra Kelayakkan
2. Peringkat Kedua-Penyediaan Dokumen Pre Bid dan Pelawaan Tender.

 

1. Peringkat Pertama Proses- Pra Kelayakkan

Terdapat 3 proses yang terlibat pada peringkat pertama iaitu:-

• Penubuhan Jawatankuasa Pra Kelayakkan
• Pelawaan Pra Kelayakkan
• Penilaian dan Pemilihan Kontraktor Dalam Pra Kelayakkan

 

• Penubuhan Jawatankuasa Pra Kelayakkan

Satu Jawatankuasa Pra-Kelayakan (JPK) perlu ditubuhkan dan dilantik oleh Ketua Agensi atau pegawai yang diberi kuasa oleh Ketua Agensi bagi menyedia dan mencadangkan kriteria pra-kelayakan untuk kelulusan Lembaga Perolehan.

 

Keahlian JPK hendaklah tidak kurang daripada tiga (3) orang, iaitu seorang  pengerusi yang merupakan pegawai Pengurusan dan Profesional dan dua (2) orang ahli. Ahli-ahli JPK hendaklah pegawai yang mahir, berkelayakan dan mempunyai pengetahuan dalam bidang yang dikehendaki yang mana sekurang-kurangnya terdiri daripada seorang pegawai teknikal dari kumpulan Pengurusan dan Profesional.

 

• Pelawaan Pra Kelayakkan

Agensi hendaklah menyediakan dokumen pra-kelayakan dan mengeluarkan iklan prakelayakan di akhbar-akhbar tempatan sekurang-kurangnya satu (1) akhbar harian utama Bahasa Malaysia dan bagi tender antarabangsa sekurang-kurangnya dua (2) akhbar tempatan iaitu satu (1) Bahasa Malaysia dan satu (1) Bahasa Inggeris.

 

Bagi pelawaan pra-kelayakan tempatan, tarikh tutup hendaklah sekurang-kurangnya 14 hari dari tarikh dokumen pra-kelayakan dikeluarkan. Bagi pelawaan pra-kelayakan antarabangsa, tarikh tutup  hendaklah sekurang-kurangnya 28 hari dari tarikh dokumen pra-kelayakan dikeluarkan.

 

Tempoh sah laku pra-kelayakan hendaklah tidak melebihi 120 hari dari tarikh tutup prakelayakan.  Agensi hendaklah mempelawa tender dalam tempoh sah laku pra-kelayakan tersebut. Jika tender tidak dipelawa dalam tempoh sah laku berkenaan, proses prakelayakan hendaklah dibuat semula.

 

 

• Penilaian dan Pemilihan Kontraktor Dalam Pra Kelayakkan

Selepas penerimaan dokumen pra-kelayakan, JPK hendaklah membuat penilaian dan memperakukakan senarai pendek petender yang layak kepada Lembaga Perolehan Agensi untuk  kelulusan. Senarai pendek petender hendaklah seboleh-bolehnya tidak kurang dari lima (5) petender dan tidak melebihi sepuluh (10) petender. Sekiranya terdapat lebih daripada sepuluh (10) petender yang berkelayakan, pemilihan hendaklah dibuat berdasarkan sepuluh (10) yang terbaik.

 

1. Peringkat Kedua-Penyediaan Dokumen Pre Bid dan Pelawaan Tender.

Terdapat 10 proses yang terlibat pada peringkat kedua iaitu:-

• Penyediaan Kehendak
• Penyediaan Dokumen Pre Bid
• Pelawaan Tender
• Taklimat dan Lawatan Tapak
• Penerangan Dokumen Pre Bid
• Penyediaan Anggaran Harga
• Penilaian Tender
• Mesyuarat Penjelasan Tender
• Laporan Penilaian Tender dan Perakuan
• Surat Setuju Terima Tender

 

• Penyediaan Kehendak

Agensi hendaklah menubuhkan sebuah Jawatankuasa Penyediaan Kehendak Kerajaan (JPKK) yang terdiri dari pegawai-pegawai yang berkelayakan termasuk wakil pihak pengguna/pelanggan. Keahlian JPKK hendaklah dilantik oleh Ketua Agensi dan terdiri daripada tidak kurang tiga (3) orang, iaitu seorang pengerusi  yang merupakan pegawai Pengurusan dan Profesional dan dua (2) orang ahli. Ahli-ahli JPKK hendaklah pegawai yang mahir, berkelayakan dan mempunyai pengetahuan dalam bidang yang dikehendaki yang mana sekurang-kurangnya terdiri daripada seorang pegawai teknikal dari kumpulan Pengurusan dan Profesional.

 

Tanggungjawab JPKK adalah bagi menyediakan Kehendak Kerajaan (Government’s Requirements) selaras dengan Brif Projek. Kehendak Kerajaan adalah merangkumi antara lain skop projek, anggaran peruntukan projek, performance specification, technical requirements, Schedule of Accommodation (SOA) dan reka bentuk konsep (jika perlu). JPKK hendaklah memastikan Kehendak Kerajaan adalah lengkap dan mengambilkira semua keperluan pengguna/pelanggan.

 

Antara peruntukan khusus yang perlu dimasukkan di dalam Kehendak Kerajaan

adalah seperti berikut:

1. i) Pematuhan kepada penggunaan reka bentuk Industrialised Building System (IBS);
2. ii) Pematuhan kepada ‘Garis Panduan dan Peraturan Bagi Perancangan Bangunan’ yang dikeluarkan oleh Jawatankuasa Standard dan Kos, Unit Perancang Ekonomi yang terkini; dan

• Pematuhan kepada keperluan kemudahan untuk Orang Kurang Upaya selaras dengan Malaysian Standard/Code of Practice yang berkaitan.

 

• Penyediaan Dokumen Pre Bid

Agensi bertanggungjawab menyediakan Dokumen Pre-Bid bagi tujuan mempelawa tender daripada petender-petender yang layak dan diluluskan oleh Lembaga Perolehan Agensi. Kandungan Dokumen Pre-Bid adalah merangkumi semua Kehendak Kerajaan. Perincian dokumen pre bid boleh dirujuk pada Pekeliling Perbendaharaan 2 Lampiran 2.26.

  

• Pelawaan Tender.

Tender terbuka hendaklah dipelawa di kalangan petender yang layak yang telah diluluskan oleh Lembaga Perolehan. Pelawaan tender hendaklah dibuat segera dalam tempoh sah laku prakelayakan iaitu tidak melebihi 120 hari dari tarikh tutup pra-kelayakan.

 

Tarikh tender ditutup hendaklah sekurang-kurangnya 60 hari dari tarikh lawatan tapak, manakala bagi projek yang kompleks tarikh tender ditutup hendaklah sekurangkurangnya 90 hari dari tarikh lawatan tapak. Manakala tempoh sah laku laku tender adalah 120 hari dari tarikh tender ditutup.

 

• Taklimat dan Lawatan Tapak

Taklimat dan lawatan tapak hendaklah diwajibkan dan dinyatakan dalam surat pelawaan kepada petender yang telah lulus pra-kelayakan untuk diberi penerangan mengenai projek serta syarat-syarat tender. Hanya petender yang lulus pra-kelayakan dan telah menghadiri taklimat serta lawatan tapak layak membeli dokumen Pre-Bid.

 

 

• Penerangan Dokumen Pre Bid

Sekiranya dalam tempoh tender, mana-mana petender mengemukakan permohonan untuk mendapatkan penjelasan mengenai dokumen Pre-Bid- maklumat atau penjelasan tambahan kepada petender perlu dibuat secara bertulis dan  petender hendaklah mengemukakan borang pengesahan penerimaan

 

• Penyediaan Anggaran Harga

Agensi perlu menyedikan anggaran kos projek dan dimasukkan ke dalam peti tender sebelum tender ditutup

  

• Penilaian Tender

Penilaian Tender hendaklah dibuat oleh dua (2) Jawatankuasa yang berasingan iaitu:-

1. i) Jawatankuasa Penilaian Harga; dan
2. ii) Jawatankuasa Penilaian Teknikal

 

• Mesyuarat Penjelasan Tender

Semasa penilaian teknikal dijalankan dan jika terdapat perkara-perkara teknikal yang kurang jelas berhubung cadangan yang dikemukakan, senarai pertanyaan (query list) hendaklah disediakan oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal. Mesyuarat penjelasan tender jika perlu, boleh diadakan dengan kelulusan bertulis daripada Pengerusi Lembaga Perolehan Agensi. Walau bagaimanapun, sebarang perundingan dengan petender tidak dibenarkan.

 

• Laporan Penilaian Tender dan Perakuan

Jawatankuasa Penilaian Harga atau Urusetia Tender (yang mana berkenaan), hendaklah merumuskan kedua-dua Laporan Penilaian Harga dan Teknikal dan menyediakan Laporan Tender dan Perakuan Agensi untuk dibentangkan ke Lembaga Perolehan.

 

Perkara-perkara yang tidak mematuhi Kehendak Kerajaan dan/atau apa-apa pengubahsuaian/penambahbaikan yang perlu dilakukan kepada Cadangan Kontraktor hendaklah dinyatakan dalam Laporan Penilaian Tender sebagai dokumen Laporan Ketidakpatuhan (Non-Compliance Report - NCR).

 

• Surat Setuju Terima Tender

Setelah keputusan diterima daripada Lembaga Perolehan Agensi, prosedur seterusnya adalah seperti berikut:-

1. Surat Niat

Sekiranya keputusan Lembaga Perolehan meluluskan tender yang mensyaratkan pematuhan kepada keperluan Pre-Bid atau syarat-syarat lain, Surat Niat hendaklah dikeluarkan kepada petender berkenaan. Surat Niat tersebut memaklumkan hasrat Kerajaan untuk menyetujuterima tendernya dengan syarat petender bersetuju meminda apaapa perkara yang tidak mematuhi keperluan Pre-Bid atau syarat-syarat lain tanpa apa-apa tambahan kos. Perkara-perkara yang tidak mematuhi keperluan Pre-Bid (Laporan Ketidakpatuhan - NCR) perlu disenaraikan dalam lampiran kepada Surat Niat tersebut.

 

1. Mesyuarat Penjelasan Sebelum Setuju Terima

Sekiranya perkara-perkara yang tidak mematuhi keperluan Pre-Bid adalah rumit atau kompleks, petender berkenaan hendaklah dijemput menghadiri satu mesyuarat penjelasan sebelum Surat Setuju Terima Tender dikeluarkan. Dalam mesyuarat tersebut , penjelasan lanjut tentang setiap perkara yang tidak mematuhi keperluan Pre-Bid dan syarat-syarat lain hendaklah diberitahu dan petender berkenaan hendaklah diminta mengesahkan secara bertulis persetujuannya untuk menepati kehendak tersebut tanpa kos tambahan.

 

1. Surat Setuju Terima

Surat Setuju terima dikeluarkan kepada petender dan dilampirkan bersama senarai laporan  ketidakpatuhan (NCR) yang dipersetujui

 

Rujukan Utama:-

Garis Panduan Perolehan dan Pengurusan Secara Reka dan Bina (PK 2 Lampiran 2.26)

 

Artikel Dan Perkongsian Oleh : Sharul Azman Ramli, Pegawai Kewangan, Bahagian Audit Dalam UPM

Tarikh Input: 23/08/2020 | Kemaskini: 25/11/2020 | faiz_suparman