Menjadikan Audit Lebih Berkesan Melalui Visualisasi Data

 

Carta, papan pemuka, dan visual lain dapat membantu para pengamal audit mengetahui trend dan menjelaskan hasilnya kepada pelanggan mereka.

 

Masa mungkin kelihatan lebih singkat daripada sebelumnya, namun untungnya kemajuan teknologi telah memberikan banyak kaedah kepada auditor untuk meningkatkan keberkesanan dan kecekapan audit. Salah satu kaedah tersebut ialah visualisasi data. Walaupun hanya dengan beberapa jam latihan, juruaudit dengan cepat dapat memperoleh kemahiran yang mencukupi untuk menghasilkan visualisasi yang berguna, mengembangkan kemampuan pasukan audit.

Di setiap bidang audit yang dibincangkan di bawah, contoh-contoh sederhana menunjukkan bagaimana visualisasi data dapat menyumbang kepada keberkesanan audit. Sebagai titik permulaan bagi setiap contoh, Tableau digunakan untuk menghubungkan data yang terdapat dalam spreadsheet Excel. Visualisasi dapat dibuat jauh lebih canggih, tetapi contoh-contoh di sini memberikan konsep asas yang dapat dikembangkan apabila diperlukan. Manfaat tambahan menggunakan visualisasi data adalah peningkatan kecekapan yang berkaitan dengan bidang seperti ujian journal entry dan penilaian risiko.

Walaupun kami (penulis) tidak menyokong perisian visualisasi data tertentu, kami menggunakan Tableau untuk membuat visualisasi data sampel ini untuk menunjukkan kemampuan khusus yang mungkin berguna untuk pasukan penglibatan audit.

 

PENILAIAN RISIKO

Asas keperluan audit adalah penilaian risiko, baik pada awal dan sepanjang pelaksanaan audit. Untuk memastikan keberkesanan dan kecekapan audit, pasukan pelibatan perlu menilai dengan betul risiko salah nyata material dan mengenal pasti akaun berisiko tinggi yang lebih terdedah terhadap kesalahan atau manipulasi. Petunjuk berpotensi peningkatan risiko adalah aktiviti luar biasa atau keseimbangan luar biasa yang menyimpang dari tahap normal atau diramalkan.

Sebagai contoh, ramalan adalah salah satu jenis visualisasi yang berguna untuk mengenal pasti keadaan tersebut. Ramalan memberikan jangkaan berdasarkan nilai sejarah dan faktor lain dan mencerminkan corak sebelumnya dalam jumlah yang direkodkan. Melihat hasil ramalan secara visual dan membandingkannya dengan hasil sebenar dapat membantu juruaudit dengan cepat mengenal pasti perubahan yang tidak biasa atau trend yang tidak dijangka, membantu juruaudit dengan pemahaman mereka tentang pelanggan dan menyokong penilaian risiko.

Manfaat menggunakan visualisasi data ini adalah kemampuan untuk menyaring dan menyusun secara dinamik berdasarkan akaun atau kelas transaksi yang mendasari. Ini membolehkan pasukan penglibatan mengenal pasti tren yang tidak biasa atau penyimpangan besar dari tahap yang diramalkan. Ini boleh menjadi berguna dalam memusatkan perhatian auditor semasa penilaian risiko, kerana paparan visual lebih fleksibel dan lebih mudah ditafsirkan daripada jadual tradisional.

Dalam carta "Forecasting Revenue," kami memberikan contoh sederhana ramalan pendapatan yang dibina untuk sampel pelanggan. Visualisasi ini menunjukkan corak pendapatan pelanggan serta ramalan pendapatan yang dijangkakan berdasarkan lima tahun terakhir. Dengan menggunakan data yang sudah tersedia oleh juruaudit, ramalan pendapatan ini menjelaskan tren data dan menyediakan ramalan hasil yang meyakinkan. Setelah ramalan ini dihasilkan, ia dapat dibandingkan dengan maklumat kewangan yang diberikan oleh pelanggan untuk mengenal pasti perbezaan yang jelas. Pendekatan ini boleh digunakan untuk sebarang akaun penting untuk membantu juruaudit memperoleh pemahaman yang lebih baik mengenai aktiviti klien dan untuk mengenal pasti akaun yang menyimpang jauh dari jangkaan dan dengan demikian dapat menunjukkan peningkatan risiko.

UJIAN JOURNAL ENTRY

Penggunaan visualisasi data lain yang bermanfaat adalah untuk ujian journal entry. Terutama bagi syarikat yang sering memproses sejumlah besar urus niaga dan mempunyai banyak akaun, sukar untuk mengenal pasti corak atau aktiviti yang tidak normal. Mampu mengenal pasti aktiviti yang tidak normal dan akaun berisiko tinggi dengan cepat dan mudah dapat memberi sumbangan besar terhadap keberkesanan dan kecekapan audit. Visualisasi data membolehkan auditor menyaring dan membandingkan data dengan cepat untuk mengenal pasti corak, seperti akaun mana yang digunakan, siapa yang membuat dan menyetujui catatan jurnal, dan bila entri tersebut direkodkan.

Sebagai contoh, visualisasi data membolehkan auditor mengenal pasti pengguna luar yang sukar untuk dikesan. Dengan menggunakan maklumat pelanggan yang asas, pasukan penglibatan dapat melihat pengedaran yang mungkin tidak begitu jelas dengan menggunakan jadual sokongan penyata kewangan tradisional.

Carta " Journal Entry Testing: User " memberikan contoh bagaimana visualisasi dapat menjadikan pengguna luar jelas. Carta ini menunjukkan jumlah transaksi yang diproses oleh setiap kerani perakaunan (pengguna) mengikut suku tahun. Dengan carta ini, juruaudit dapat mengenal pasti aktiviti yang tidak konsisten dengan pantas. Sebagai contoh, seorang kerani perakaunan mempunyai jumlah transaksi yang luar biasa tinggi yang diproses pada Q2, sementara kerani perakaunan yang berbeza mempunyai tahap di atas rata-rata di Q3. Kegiatan kedua kerani perakaunan ini mungkin memerlukan siasatan tambahan dan dapat membantu juruaudit untuk menumpukan perhatian pada aktiviti luar biasa yang dapat mencerminkan kesalahan atau masalah kawalan yang sebelumnya tidak dikenal pasti.

Memandangkan ciri transaksi yang lain, carta " Journal Entry Testing: Average Transaction Amount " menunjukkan jumlah purata transaksi untuk akaun mengikut bulan. Walaupun mengambil kira kemungkinan tren, visualisasi ini menyoroti purata yang luar biasa tinggi pada bulan Jun, menunjukkan transaksi yang lebih besar atau aktiviti luar biasa yang lain, dan berpotensi mencerminkan risiko yang lebih besar untuk transaksi pada bulan Jun. Kedua-dua visualisasi ini dapat dibina dengan cepat dan membolehkan juruaudit mengenal pasti risiko-risiko yang mungkin sukar ditangkap.

 

UJIAN CUTOFF

Menentukan sama ada transaksi dicatatkan dalam jangka masa yang tepat boleh menjadi tugas yang memakan waktu yang memerlukan perbandingan tarikh pengiriman, pengiriman, dan penjualan dengan teliti dari dokumen yang mendasari. Walaupun urus niaga menjelang akhir tahun masih memerlukan penyiasatan menyeluruh, perisian visualisasi data dapat membolehkan juruaudit mengenal pasti keganjilan dengan lebih mudah dalam keseluruhan corak data dan menilai risiko yang sesuai.

Carta " Cutoff Testing " memberikan gambaran mengenai jumlah urus niaga harian untuk tahun ini. Seperti yang dilihat dalam visualisasi ini, seorang juruaudit dapat melihat dengan cepat bahawa terdapat peningkatan penjualan yang besar pada akhir bulan Disember dan penurunan yang tajam pada awal Januari. Walaupun ini mungkin disebabkan oleh sejumlah faktor, juruaudit yang melihat visual ini dapat memutuskan untuk mengambil tindakan lebih lanjut untuk mengatasi masalah mengenai perekodan penjualan yang tidak sesuai. Melihat data ini secara visual menjadikannya lebih jelas bahawa terdapat risiko penjualan yang lebih tinggi dicatatkan dalam tempoh yang salah.

 

KOMUNIKASI PELANGGAN

Visualisasi juga menyediakan cara yang berguna untuk menyampaikan risiko dan penemuan kepada klien dan dapat membantu klien memahami apa yang dijumpai oleh juruaudit semasa proses audit. Sama ada melalui carta sederhana atau papan pemuka yang lengkap, pelanggan dapat menggunakan maklumat ini untuk memperbaiki persekitaran risiko mereka, mengetatkan kawalan, dan memahami cadangan auditor dengan lebih baik.

Sebaliknya juga berlaku, sekiranya sebilangan pelanggan mengembangkan papan pemuka yang menonjolkan metrik utama menggunakan petunjuk untuk perubahan dari tahun ke tahun. Ini membantu mendapatkan data penting pelanggan ke tangan juruaudit dengan cara yang mudah ditafsirkan dan bersedia untuk dianalisis. Dengan memanfaatkan papan pemuka pelanggan, juruaudit dapat mewujudkan pemahaman yang lebih baik semasa peringkat perancangan dan mengenal pasti bidang berisiko tinggi untuk difokuskan sepanjang audit.

Dengan komunikasi dan perkongsian data yang baik, juruaudit dapat membantu syarikat untuk mengenal pasti masalah dengan lebih baik dalam proses pelaporan kewangan sebelum akhir tahun dan dapat membantu syarikat untuk terus mengetahui masalah perakaunan dan kawalan yang timbul sepanjang tahun. Visualisasi data dapat membantu mempermudah komunikasi tersebut dan meningkatkan kemudahan penemuan bersama.

 

MENINGKATKAN KEBERKESANAN

Seperti yang ditunjukkan dalam contoh, perisian visualisasi data menyediakan banyak kemampuan yang dapat menyumbang kepada keberkesanan dan kecekapan dalam banyak bidang audit. Visualisasi data menawarkan pelengkap untuk Excel dan aplikasi audit lain yang dapat membantu juruaudit dengan penilaian risiko, ujian substantif, dan komunikasi pelanggan.

Dalam kebanyakan kes, juruaudit dapat menggunakan data yang telah disediakan oleh klien untuk menghasilkan visualisasi. Proses menghubungkan data tersebut menggunakan program visualisasi data adalah cepat dan mudah, jadi mengemas kini visualisasi setiap suku atau tahun agak mudah.

Walaupun perisian visualisasi data bukanlah penyelesaian utama, firma audit mengenalpasti kelebihan berpotensi dan menggunakan visualisasi data untuk menambah nilai proses audit. Kelaziman perisian visualisasi data terus meningkat, dan penggunaannya dapat membantu auditor memanfaatkan data klien untuk meningkatkan keberkesanan dan kecekapan proses audit.

 

Carian artikel oleh : Cik Nurrul Syakira Binti Bakhtiar (Pegawai Kewangan (Juruaudit)

Tarikh Input: 24/05/2021 | Kemaskini: 24/05/2021 | nurmiera