Garis Panduan Pengurusan Ruang  (JKR 29300-0076-21)

 

1.1 PENGENALAN

Garis Panduan Pengurusan Ruang (GPPR) ialah salah satu dokumen sokongan untuk aktiviti pengurusan aset dan fasiliti dalam Fasa Operasi dan Penyenggaraan (OPA) selaras dengan keperluan Dasar Pengurusan Aset Kerajaan (DPAK), Manual Pengurusan Aset Menyeluruh (MPAM) dan Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih (TPATA).

 

Selain itu, GPPR ini juga bertujuan untuk membantu agensi dalam melaksanakan pengurusan ruang yang efisien dan efektif melalui kaedah pelaksanaan yang sistematik bagi mencapai penggunaan ruang yang optimum. Garis panduan ini merupakan salah satu keperluan dalam Penilaian Prestasi dan Penarafan Bangunan (Building Performance Assessment - BPA) sebagaimana keperluan dalam TPATA.

 

1.2 LATAR BELAKANG

Isu penggunaan ruang sering dibangkitkan setiap tahun dalam Laporan Tahunan Audit Negara dan surat khabar tempatan. Antara penemuan dan teguran adalah seperti yang berikut:

 

1. Ruang sedia ada tidak digunakan sepenuhnya mengakibatkan pembaziran serta kerugian kepada kerajaan.
2. Tiada rekod data ruang yang lengkap untuk pelaksanaan pengurusan ruang.
3. Penyalahgunaan ruang yang mendatangkan risiko kepada keselamatan dan keselesaan penghuni serta pengguna.
4. Tiada sistem dan proses yang sistematik dalam menguruskan ruang dengan cekap dan berkesan.

 

Pengurusan ruang yang mantap akan meningkatkan penggunaan ruang dari segi:

1. Kefungsian (Functionality).
2. Kecekapan (Efficiency).
3. Keberkesanan (Effectiveness).
4. Fleksibiliti (Flexibility).
5. Kos (Value for money).

 

1.3 OBJEKTIF

 

Objektif dokumen ini adalah seperti yang berikut:

1. Membantu dalam melaksanakan pengurusan ruang secara cekap dan berkesan.
2. Mewujudkan rekod data ruang yang lengkap.
3. Membantu mengurangkan risiko penyalahgunaan ruang dan meningkatkan persekitaran ruang yang selamat dan kondusif.
4. Mewujudkan pengurusan ruang yang sistematik dan efektif.

 

1.4 SKOP

 

Garis panduan ini hendaklah diguna pakai oleh semua jenis bangunan kerajaan. Dokumen ini juga memberikan panduan umum dalam melaksanakan pengurusan ruang di premis bangunan yang mempunyai proses kerja bermula daripada peringkat perancangan hingga pelaporan prestasi.

 

1.5 PROSES KERJA PENGURUSAN RUANG

 

Proses kerja pengurusan ruang di premis kerajaan terbahagi kepada empat (4) peringkat utama, iaitu:

 

• Perancangan
• Pelaksanaan
• Penilaian
• Pelaporan

 

Setiap peringkat utama mempunyai prosedur-prosedur yang perlu dijalankan bagi melengkapkan kerangka kerja pengurusan ruang agar pelaksanaan pengurusan ruang di premis dilaksanakan secara seragam, efisien, sistematik dan mencapai Visi, Misi serta Objektif Jabatan.

 

1.6 AUDIT RUANG

 

Audit ruang ialah suatu proses yang melibatkan pemeriksaan atau penilaian penggunaan ruang yang dilaksanakan secara berjadual atau mengikut keperluan semasa.

Proses ini dilaksanakan bagi menentukan tahap prestasi ruang dan mengenal pasti sebarang permasalahan termasuklah pengesyoran dan cadangan penambahbaikan dalam pengurusan ruang premis kerajaan.

Terdapat tujuh (7) parameter audit ruang yang dilaksanakan seperti yang berikut:

 

1. Kapasiti ruang.
2. Pematuhan Piawaian Keluasan Ruang.
3. Kadar Kekerapan Ruang (Space Frequency Rate).
4. Kadar Kependudukan Ruang (Space Occupancy Rate).
5. Kadar Penggunaan Ruang (Space Utilisation Rate).
6. Kadar Kepenghunian Ruang.
7. Pengukuran Pra-Keadaan Ruang.

 

Sebelum cerapan data diambil di tapak, terdapat beberapa perkara yang perlu disediakan bagi melaksanakan audit ruang, iaitu:

1. Lukisan siap bina atau lukisan terukur.
2. Peralatan mengukur seperti laser distance atau alat pengukur.
3. Dokumen rujukan seperti yang berikut:
   1. Garis Panduan dan Peraturan bagi Perancangan Bangunan (GPPPB) – Jawatankuasa Standard dan Kos, Unit Perancang Ekonomi (UPE), Jabatan Perdana Menteri yang berkuat kuasa.
   2. Senarai inventori ruang – Daftar Aset Permis (DPA) dan Daftar Aset Khusus (DAK).

Audit ruang perlu merujuk beberapa rujukan seperti rekod aduan kerosakan, modul pendaftaran aset, laporan Penilaian Prestasi dan Penarafan Bangunan (Building Performance Assessment–BPA), Penilaian Pesca Menduduki (Post Occupancy Evaluation–POE), Pemeriksaan dan Penilaian Keadaan Bangunan (Building Condition Assessment-BCA) maklumat analisis berkaitan dengan kekerapan dan kependudukan ruang dan sebagainya.

 

 

1.7 PARAMETER AUDIT RUANG

 

1) KAPASITI RUANG

 

1. Kaedah pengukuran bagi mengenal pasti kapasiti muatan dan keluasan sesebuah ruang, iaitu jumlah bilangan penghuni yang boleh diisi dalam ruanG secara optimum mengikut keluasan dan fungsi ruang tersebut.
2. Kapasiti ruang diukur berdasarkan Garis Panduan dan Peraturan bagi Perancangan Bangunan (GPPPB) yang dikeluarkan oleh Jawatankuasa Standard dan Kos, Unit Perancang Ekonomi (UPE), Jabatan Perdana Menteri.
3. Terdapat tiga (3) langkah yang perlu diambil, iaitu:

 

• Tentukan norma ruang berdasarkan GPPPB bagi setiap kategori ruang.
• Perolehi maklumat keluasan bagi setiap ruang yang diukur.
• Bahagikan jumlah keluasan ruang yang diukur dengan norma ruang GPPPB.

 

Berikut ialah contoh pengiraan kapasiti muatan:

 

 

2) PEMATUHAN PIAWAIAN KELUASAN RUANG

 

Pematuhan piawaian keluasan ruang dilaksanakan terhadap semua ruang yang telah didaftarkan dan laporan akhir analisis ini perlu menyatakan jumlah peratusan keseluruhan ruang yang mematuhi piawaian GPPPB yang berkuat kuasa dengan merujuk jadual di bawah:

 

 

3) Kadar Kekerapan Ruang (Space Frequency Rate)

 

1. Kekerapan ruang ialah ukuran penggunaan ruang berdasarkan jumlah jam/masa/tempoh penggunaan melalui rekod jadual penggunaan/penempahan ruang guna sama seperti bilik mesyuarat, bilik seminar, bilik latihan, dewan, bilik komputer dan lain-lain.
2. Kadar kekerapan ruang merupakan nisbah yang dikira berdasarkan tempoh penggunaan ruang sebenar berbanding dengan tempoh penggunaan ruang yang diperuntukkan.
3. Terdapat tiga (3) langkah yang perlu diambil, iaitu:
   • Perolehi jam penggunaan setiap ruang guna sama.
   • Bahagikan dengan jumlah maksimum jam yang
   • Dapatkan tahap dan peratusan kadar kekerapan ruang.
   • Tahap dan peratusan kadar kekerapan ruang hendaklah merujuk Indeks Kekerapan seperti Jadual.

 

 

 

 

 4) Kadar Kependudukan Ruang (Space Occupancy Rate)

  

1. Kependudukan ruang ialah bilangan orang/penghuni semasa yang menggunakan sesuatu ruang seperti ruang guna sama atau ruang kerja pegawai.
2. Maklumat bilangan orang/penghuni boleh diperolehi melalui rekod jadual penempahan bagi ruang guna sama seperti bilik mesyuarat, bilik seminar, bilik latihan dan sebagainya. Bagi ruang kerja pegawai pula, maklumat tersebut boleh diperolehi melalui rekod kehadiran staf.
3. Kadar kependudukan ruang ialah nisbah yang dikira berdasarkan bilangan orang/penghuni semasa yang menggunakan ruang berbanding dengan kapasiti muatan ruang, iaitu jumlah bilangan/ muatan yang boleh diisi dalam ruang berkenaan.
4. Tahap dan peratusan kadar kependudukan ruang hendaklah merujuk Indeks Kependudukan seperti Jadual

 

  

Terdapat tiga (3) langkah yang perlu diambil untuk mengukur

kadar kependudukan ruang, iaitu:

1. Perolehi maklumat bilangan orang/penghuni semasa yan menggunakan setiap ruang berkenaan dan jumlah jam yang digunakan.
2. Bahagikan dengan kapasiti muatan ruang berkenaan dan jumlah jam penggunaan yang diperuntukkan.
3. Dapatkan kadar kependudukan ruang.

 

 

 

 

5) Kadar Penggunaan Ruang (Space Utilisation Rate)

 

Kadar penggunaan ruang ialah nisbah yang dikira dengan menggunakan nilai pemberat bagi kadar kekerapan ruang dan kadar kependudukan ruang.

 

 

 

 

 

 Kadar penggunaan ruang menunjukkan penggunaan ruang yang optimum. Terdapat dua (2) langkah yang perlu diambil, iaitu:

 

• Perolehi nilai pemberat untuk ruang yang dipilih pada kadar kekerapan, dan dapatkan tahap pada jadual indeks kekerapan.
• Dapatkan nilai pemberat bagi ruang yang dipilih pada kadar kependudukan dan tahap pada jadual indeks kependudukan.

 

 

  

 

6) Kadar Kepenghunian Ruang

 

1. Kepenghunian ruang diambil kira daripada penilaian penggunaan ruang sama ada ruang tersebut aktif atau tidak aktif.
2. Definisi ruang aktif ialah ruang tersebut dihuni dan digunakan mengikut kategori dan kefungsian sebenar ruang. Manakala, bagi ruang tidak aktif sebaliknya.
3. Kadar kepenghunian ruang merupakan nisbah yang dikira berdasarkan jumlah bilangan ruang aktif berbanding dengan jumlah bilangan ruang keseluruhan.
4. Terdapat tiga (3) langkah yang perlu diambil untuk mengukur kadar kepenghunian ruang, iaitu:

• Perolehi jumlah bilangan ruang yang aktif.
• Bahagikan dengan jumlah bilangan ruang keseluruhan.
• Dapatkan peratusan kadar kepenghunian ruang.

 

 

 7) Pengukuran Pra-Keadaan Ruang

 

1. Pra-keadaan ruang ialah salah satu aktiviti dalam pemeriksaan/audit ruang. Aktiviti ini memberikan kesan terhadap kecekapan dan keberkesanan dalam pengurusan ruang.
2. Hasil analisis pra-keadaan bangunan dapat membantu mengoptimumkan penggunaan ruang. Keadaan ruang bangunan yang tidak sempurna dan tidak selamat akan merugikan organisasi kerana ruang tersebut tidak dapat digunakan sepenuhnya.
3. Penentuan kadar tahap pra-keadaan ruang dan kaedah pelaksanaan pengukuran pra-keadaan ruang hendaklah merujuk Garis Panduan Pemeriksaan dan Penilaian Keadaan Bangunan (Building Condition Assesement–BCA) yang berkuat kuasa.

 

 

 

Date of Input: 27/12/2024 | Updated: 27/12/2024 | nurmiera