By Teri Saylor — Teri Saylor is a freelance writer based in North Carolina.

Sumber : Journal of Accountancy

 

Perancangan yang teliti membantu organisasi memenuhi objektif mereka.

Sama ada firma anda kecil atau salah satu organisasi terbesar di negara ini, ia membayar untuk mengembangkan dan mengekalkan rancangan audit strategik, menurut Lorin Venable, CPA, CGMA.

Sebagai penolong inspektor jeneral pengurusan kewangan dan pelaporan di Jabatan Pertahanan Pejabat Ketua Polis Negara, Venable mengawasi audit penyata kewangan jabatan, termasuk mengawasi lebih dari 160 juruaudit, dan juga lebih dari 1,000 juruaudit kontrak, kerana mereka terus meningkatkan amalan perakaunan kewangan DOD menunjukkan kebertanggungjawaban kepada pembayar cukai. Pada bulan Ogos 2020, dia dianugerahkan CPA Cemerlang AICPA dalam Anugerah Impak Kerajaan di peringkat persekutuan.

Dengan aset $ 2.9 trilion, lebih daripada 2.1 juta anggota perkhidmatan ketenteraan, dan lebih daripada 770,000 pekerja awam, Jabatan Pertahanan A.S. adalah salah satu majikan terbesar di negara ini, menurut laporan kewangan DOD 2019. Jabatan ini juga menguruskan hampir 573,000 bangunan dan struktur yang terdapat di lebih dari 4,500 laman web di seluruh dunia.

"Kami mengawasi 24 audit individu yang dimasukkan ke dalam audit penyata kewangan gabungan gabungan Jabatan Pertahanan di seluruh negara," kata Venable. Tempoh pelaporan berakhir pada 30 September, dan dengan laporan yang dijadualkan pada 15 November, pasukannya berada pada tarikh akhir yang ketat. Menyusun rancangan audit strategik membantu pasukannya terus berada di landasan yang betul.

"Saya rasa membuat rancangan audit strategik bermaksud melihat pandangan holistik atau gambaran besar mengenai apa yang perlu dicapai oleh pasukan audit selama beberapa tahun," katanya.

Langkah-langkah yang digariskan CPA harus dipertimbangkan ketika mengembangkan rancangan audit strategik untuk pelanggan mereka sendiri.

Pastikan talian komunikasi tetap terbuka. Venable percaya komunikasi adalah kunci untuk mengembangkan proses audit yang berjaya. "Saya menghabiskan separuh masa saya untuk berkomunikasi dengan pihak berkepentingan kami," katanya. Mereka yang berkepentingan termasuk pemimpin Jabatan Pertahanan, anggota perkhidmatan ketenteraan, dan Kongres.

"Kami menentukan harapan mereka dan memasukkannya ke dalam rancangan strategi yang juga memperincikan bagaimana kami akan mendekati isu-isu seperti inventori peralatan ketenteraan dan pendamaian gaji," tambahnya. Strategi komunikasi Venable merangkumi fasa perancangan, penilaian kawalan dalaman, fasa pengujian, dan laporan akhir.

"Anda harus terus berkomunikasi hingga akhir proses," katanya.

Membangun dengan fleksibiliti. Walaupun rancangan audit strategik tidak perlu disusun, anda harus menyusun rancangan yang baik dan baik, kata Venable. "Rancangan anda harus dipikirkan dengan baik, dan anda mesti sepakat dengan pelanggan anda, sama ada perniagaan runcit ibu dan pop di jalan atau Jabatan Pertahanan," katanya. Rancangan mesti cukup fleksibel untuk memungkinkan gangguan, seperti COVID-19, yang mempunyai audit di lokasi yang terhad.

Venable mengesyorkan untuk mengkaji panduan yang ada mengenai kelenturan dan alat yang boleh digunakan, seperti panduan AICPA. Sekiranya anda mempunyai rancangan strategik yang menggariskan apa yang anda rencanakan untuk dilihat dan bagaimana anda merancang untuk melakukan audit, anda akan mempunyai kerangka untuk bergerak maju dan menyesuaikan diri dengan perubahan, katanya.

Pertimbangkan sumber manusia. Venable mengesyorkan memeriksa sumber yang anda perlukan untuk melaksanakan rancangan strategik anda. Sebagai contoh, penting untuk menentukan sama ada anda mempunyai peruntukan sumber manusia yang sesuai.

Rancangan Venable mewujudkan pasukan yang terdiri daripada enam hingga 30 juruaudit yang memperuntukkan pekerjaan mereka di 32 penyata kewangan dan audit sistem untuk Jabatan Pertahanan.

"Rancangan audit kami menyusun strategi untuk mengalihkan sumber untuk membantu pasukan yang mungkin memerlukan bantuan tambahan tanpa menghalang beban kerja pasukan lain," katanya.

Kaji keperluan teknologi. Biasanya pasukannya mengunjungi beberapa ratus laman web tentera, tetapi kerana wabak tahun ini, mereka harus bergantung pada panduan maya. Venable menganggarkan pekerjanya telah melakukan 1.000 panduan maya, yang merupakan perubahan besar dalam protokol audit.

"Memiliki rancangan yang dibuat memudahkan pertukaran gear ketika kita harus bergantung pada teknologi," katanya. Dia beralih ke panduan AICPA yang memungkinkan juruaudit merakam video untuk mengetahui jumlah inventori tetapi sedar bahawa bekerja di lokasi terpencil mungkin telah mengganggu penghantaran gambar, dan kerahsiaan juga menjadi pertimbangan.

Pantau rancangan audit anda sepanjang tahun. Bagi Venable dan jabatannya, pengauditan adalah proses berterusan, bermula setiap Januari.

"Ketika kami melaksanakan strategi tahun ini, kami juga terus mencari cakrawala dan meninjau kembali rancangan kami untuk menentukan bagaimana kami dapat meningkatkan tahun berikutnya," katanya.

Pengimbasan ini merangkumi peraturan pemantauan dan panduan yang dikeluarkan melalui kerajaan persekutuan dan Jabatan Pertahanan serta garis panduan dan kemas kini perakaunan dan audit standard.

Venable juga mengesyorkan mengadakan perbincangan dengan pasukan dan pemimpin anda sekurang-kurangnya setiap bulan untuk mengkaji strategi yang berjaya, strategi yang tidak berjaya, dan untuk membincangkan tujuan masa depan.

"Belajar dari masalah dan membangun kejayaan setiap tahun menghasilkan rancangan yang lebih kuat," tambahnya.

 

 

Tarikh Input: 23/11/2020 | Kemaskini: 24/11/2020 | nurmiera