Carian artikel oleh : En. Mohd Irfan Sharom (Pelajar Praktikal)

Penulis : Hal Garyn ialah Pengarah Urusan dan Pemilik Audit Executive Advisory Services, LLC yang berpangkalan di FL.

Sumber : Laman Web Internal Audit 360.com

 

Sudah menjadi amalan biasa di banyak syarikat untuk menjalankan audit dalaman terhadap budaya syarikat. Juruaudit menilai kepimpinan, nada di atas, etika, dan penekanan umum untuk melakukan perkara yang betul, antara aspek lain. Audit budaya boleh dilengkapkan sebagai sebahagian daripada penilaian yang berdiri sendiri terhadap keseluruhan budaya organisasi atau sebagai sebahagian daripada projek jaminan lain untuk mempertimbangkan cara budaya mempengaruhi unit atau fungsi tertentu. Tetapi bagaimana pula dengan budaya audit dalaman sendiri? Siapa yang mengaudit itu? Siapa yang memastikan audit dalaman memodelkan nilai yang betul dan beroperasi sebagai mercu tanda untuk syarikat? Mungkin sudah tiba masanya untuk audit dalaman melihat cermin lama-lama dan memastikan ia mempraktikkan perkara yang didakwahkan dan menunjukkan contoh yang betul dalam hal nada, etika dan nilai positif.

"Budaya yang tidak sihat membawa kepada prestasi yang lemah, kehilangan bakat, dan kemungkinan hubungan yang buruk," kata Scott Newman, naib presiden kanan dan juruaudit am di Columbia Bank. "Budaya jabatan yang kukuh yang sejajar dengan budaya syarikat yang kukuh membolehkan perbualan yang melampaui risiko dan kawalan." Namun, menilai budaya jabatan anda sendiri bukanlah tugas yang mudah. Dan mempengaruhinya untuk mencapai budaya yang anda inginkan dalam jabatan audit dalaman anda adalah lebih sukar. Sudah tentu, wabak itu tidak membantu. Bekerja dari jauh boleh merenggangkan hubungan, mewujudkan tekanan tambahan dan memupuk salah faham, memandangkan pertemuan bersemuka dan bersemuka masih jarang berlaku.

Pada masa lalu apabila anda merasakan terdapat kuasa di tempat kerja yang menjejaskan budaya pasukan secara negatif, tindak balas yang biasa adalah untuk merancang sesi pembinaan pasukan. Anda akan pergi, ke dalam hutan di suatu tempat untuk beberapa amanah jatuh, memburu pemulung atau latihan membina ikatan yang lain. Tanpa mengira aktiviti, tujuannya adalah untuk memanusiakan hubungan antara satu sama lain dan mengusahakan budaya jabatan audit dalaman. Malangnya, sama ada ia berfungsi atau tidak, mereka kebanyakannya berada di luar jadual dalam realiti semasa kita. Jadi, bagaimanakah anda menilai budaya jabatan audit dalaman anda? Apa yang anda lakukan untuk mengekalkan jari anda pada nadi budaya? Dan apakah yang boleh anda lakukan untuk memperbaikinya dalam masa yang dinamik ini? Kami menetapkan untuk mempertimbangkan beberapa petua dan alatan untuk menilai dan menambah baik budaya audit dalaman.

Elemen Budaya Audit Dalaman

Sikap - Walaupun subjektif dalam penilaian, sikap orang dalam jabatan audit dalaman anda tidak sukar untuk ditentukan. Adakah seseorang selalu mengeluh? Adakah seseorang yang tidak mahu bekerja dengannya?

Penglibatan dengan Misi, Visi dan Nilai - Organisasi anda mempunyai (atau sekurang-kurangnya harus mempunyai) tonggak strategik misi, visi dan nilai korporat yang kukuh. Setiap organisasi adalah berbeza, bagaimanapun, dalam cara ia menyebarkan tonggak ini dan mendapatkan penglibatan dengan mereka.

Permintaan untuk Projek Nasihat dan Keinginan untuk melakukannya - Semua fungsi audit dalaman bercita-cita untuk menjadi penasihat yang dipercayai kepada organisasi. Richard Chambers, penasihat kanan audit dalaman untuk AuditBoard dan Ketua Pegawai Eksekutif Institut Juruaudit Dalaman yang lalu, menyatakan dalam bukunya, Penasihat Dipercayai: "Menjadi penasihat yang dipercayai bukan sahaja melibatkan apa yang anda tahu tetapi juga cara anda menyelesaikan sesuatu." Ia adalah bahagian "cara anda menyelesaikan sesuatu" yang menggerakkan anda daripada menjadi pintar kepada permintaan tinggi. Sebagai contoh, seseorang yang tahu banyak perkara, tetapi sukar untuk berada di sekeliling tidak akan mendapat permintaan tinggi untuk perkhidmatan mereka.

 

Menilai Budaya Audit Dalaman

 

Tinjauan (formal dan tidak formal) - Kebanyakan fungsi audit dalaman mempunyai mekanisme untuk mengumpul maklum balas selepas audit dan projek lain, biasanya tinjauan. Maklum balas sedemikian boleh memberikan petunjuk yang baik tentang cara ahli pasukan mendekati kerja mereka dan cara orang yang diaudit melihat prestasi kakitangan audit, memberikan tingkap kepada budaya jabatan.

Mesyuarat kakitangan - Mesyuarat kakitangan biasanya berstruktur supaya pemimpin berkongsi perkara yang berlaku dalam organisasi dan, seterusnya, kakitangan memberikan kemas kini projek. Semua perkara yang baik dan penting. Tetapi berapa banyak masa yang dikhaskan untuk bertanya bagaimana prestasi ahli pasukan audit dalaman? Lebih peribadi interaksi ini boleh menjadi, lebih ramai orang akan bercakap secara terbuka. Jika pemimpin audit dalaman benar-benar ingin memahami budaya kumpulan itu, diamlah sebentar (sesusahsusahnya kadang-kadang) dan dengar. Beri perhatian kepada mereka yang tidak bercakap dan tanya mereka soalan. Sediakan masa untuk bercakap tentang topik bukan kerja dan biarkan pasukan bertanya soalan kepada anda. Mesyuarat kakitangan ialah alat yang berharga (walaupun apabila ia dilakukan pada panggilan Zoom) untuk menilai budaya pasukan.

Perbincangan satu-satu-Pertemuan kakitangan kumpulan adalah baik untuk menilai cara ahli pasukan berinteraksi antara satu sama lain. Kemungkinan juga pemimpin audit dalaman merancang pertemuan satu lawan satu dengan laporan langsung untuk mendapatkan penilaian prestasi laporan mereka. Tetapi adakah anda mengadakan pertemuan satu lawan satu dengan mereka yang satu atau lebih peringkat di bawah dalam hierarki jabatan? Bagaimana lagi anda akan mendapat perasaan sebenar tentang apa yang sedang berlaku, bagaimana orang sebenarnya melakukan, dan apa yang ada dalam fikiran kolektif mereka? Ia akan mengambil masa, dan beberapa lelaran, untuk membuat orang mempercayai sepenuhnya bahawa mereka boleh bercakap dengan anda tentang apa sahaja, tetapi kebebasan itu akan membuka saluran maklumat yang sangat penting dan berwawasan. Satu jari pada nadi tentang apa yang sebenarnya berlaku!

Mesyuarat pasukan jauh dari pejabat-Anda tidak perlu sentiasa menggunakan sesi pembinaan pasukan formal untuk mewujudkan tujuan bersama dan melaksanakan budaya jabatan anda. Tetapi ia memerlukan interaksi yang berterusan dan kadangkala keluar dari pejabat adalah perlu untuk mewujudkan persekitaran yang lebih santai dan tidak formal. Dengan pandemik, peluang untuk melakukan itu semakin berkurangan, dan kerja jauh dan kumpulan terpencil yang secara fizikalnya jauh mencipta cabaran. Itu tidak bermakna anda tidak perlu mencuba. Walaupun memerlukan seseorang selain daripada kepimpinan audit dalaman memudahkan satu atau lebih sesi kumpulan anda

 

Meningkatkan Budaya Audit Dalaman

 

Bincangkan nilai syarikat secara terbuka dan eksplisit – Setiap organisasi, sekurang-kurangnya setiap organisasi yang pernah saya temui, mempunyai misi, visi dan satu set nilai. Nilai-nilai teras ini sepatutnya mentakrifkan budaya yang diingini organisasi semasa ia memenuhi misinya dan mengejar pencapaian visinya. Seperti yang dinyatakan oleh pengarang kepimpinan terkenal Patrick Lencioni dalam artikel Kajian Perniagaan Harvard 2002 "Jadikan Nilai Anda Bermakna Sesuatu": "Nilai teras ialah prinsip yang tertanam dalam yang membimbing semua tindakan syarikat; mereka berfungsi sebagai asas budayanya.

Bincangkan perkara yang perlu diubah dalam fungsi – Apabila ia datang untuk mengenal pasti dan memperkenalkan perubahan dalam fungsi audit dalaman, semua mata tertumpu kepada ketua eksekutif audit. Kepimpinan memberikan mereka kewajipan untuk mengenal pasti keperluan untuk perubahan. Memandangkan mereka mempunyai perspektif strategik serta keupayaan untuk melihat gambaran besar, mereka mungkin akan melihat keperluan untuk perubahan sebelum orang lain. Tetapi pemimpin audit dalaman juga mempunyai penutup mata, bukan? Mereka datang untuk bekerja dengan set berat sebelah mereka sendiri, dan ada perkara yang mereka terlepas atau salah tafsir.

 

Letakkan orang yang bertanggungjawab – Apabila orang mempunyai autonomi, boleh menjadi kreatif, dan diberi kuasa, mereka lebih komited dalam tugas mereka, kepada pasukan mereka, kepada misi dan kepada syarikat. Seperti yang dinyatakan oleh Rosabeth Moss Kanter dalam bukunya pada tahun 2001, Evolve!: “Apabila masa dengan syarikat menjadi sesuatu yang bermakna yang bergema dengan pencarian manusia untuk tujuan hidup yang lebih tinggi … [Ini mengenai] membuat pekerja bangga bekerja di sana dan memberi pekerja peluang untuk melakukan lebih daripada tugas mereka.” Jadi, di luar tugas yang digariskan secara jelas dalam huraian kerja seseorang, adakah anda juga memberi peluang kepada kakitangan anda di luar peranan yang ditetapkan? Adakah mereka secara rutin dan selalunya boleh menjadi autonomi, kreatif dan diperkasakan, serta membantu menggerakkan jabatan dan organisasi ke hadapan dengan cara yang mereka minat secara khusus dan sangat sesuai untuk cemerlang?

Jalankan latihan "berhenti, mula, dan teruskan" - Kadang-kadang jalan untuk meningkatkan budaya jabatan bukan hanya ke arah melakukan sesuatu yang baharu atau berbeza, tetapi ia mungkin termasuk menghentikan sesuatu sepenuhnya. Kaedah yang bagus untuk dipertimbangkan ialah melakukan senaman "berhenti, mula, dan teruskan". Minta semua orang dalam pasukan anda menyenaraikan tiga perkara yang perlu dilakukan oleh kumpulan, tiga perkara yang perlu terus dilakukan oleh kumpulan dan, yang penting, tiga perkara yang perlu dihentikan oleh kumpulan itu. Dan, kemudian adakan sesi pembinaan pasukan di sekelilingnya. Anda akan mengenal pasti beberapa perkara yang sangat menarik, beberapa item yang sangat boleh diambil tindakan, dan, dalam proses itu, mungkin meningkatkan budaya jabatan anda secara kolaboratif dan inklusif.

 

Cermin cermin

Kemungkinan besar keadaan sukar dalam dua tahun kebelakangan ini telah memberi kesan kepada budaya organisasi dan budaya jabatan audit dalaman itu sendiri. Memandangkan kita berharap mula keluar daripada wabak itu dan mencapai normal dalam kehidupan bekerja kita, mungkin ini masa yang sesuai untuk mengambil kira suhu kiasan organisasi.

Sebelum anda melakukannya, adalah wajar untuk mendapatkan perspektif yang lebih baik tentang budaya pasukan audit dalaman itu sendiri. Kerja jauh dan tekanan wabak berkemungkinan memberi kesan kepada budaya audit dalaman juga, secara negatif dan mungkin juga positif, kerana audit dalaman mencari cara kerja baharu. Sebelum anda boleh meminta organisasi mengubah budayanya, anda mesti terlebih dahulu mengangkat cermin kepada diri sendiri dan bertanya soalan yang sukar. Adakah anda gembira dengan cara kami mendekati misi, visi dan nilai organisasi?

Kita mesti mengharapkan apa-apa daripada diri kita sendiri dan semua yang kita harapkan daripada orang lain. Dan itu bermula dan berakhir dengan sikap kita terhadap pekerjaan, nilai kita, dan cara kita menjunjung budaya.

Kemudian, usahakan budaya pasukan dan letakkan kakitangan anda bukan sahaja untuk kehebatan, tetapi untuk menjadi jabatan yang dikagumi oleh semua orang dalam organisasi kerana menghayati nilai organisasi. Malah, siapa tahu, mereka mungkin menantikan audit seterusnya

Tarikh Input: 31/03/2022 | Kemaskini: 01/04/2022 | nurmiera