Dimanakah Kelemahan Yang Berlaku Dalam Organisasi Anda? | BAHAGIAN AUDIT DALAM
» ARTIKEL » Dimanakah Kelemahan yang berlaku dalam organisasi anda?

Dimanakah Kelemahan yang berlaku dalam organisasi anda?

 

Di manakah kelemahan organisasi anda?

16 Mei 2017

Penulis : Sami Vainio-Palkeinen, Perunding Kanan

"Selalu ada sesuatu yang mencurigakan tentang dia." "Kita semua tahu itu, tetapi ..." "Saya tidak akan pernah terfikir ..." Ini adalah ayat biasa yang didengari dari rakan sekerja semasa rehat sejurus selepas salah laku disedari. Pihak pengurusan biasanya bertanggungjawab untuk menangani kelemahan organisasi. Walau bagaimanapun, anda juga mempunyai tugas kesetiaan, seperti pekerja lain dalam organisasi anda. Sama ada anda berada dalam kedudukan pengurusan atau tidak, anda mempunyai tanggungjawab untuk melaporkan penyelewengan kepada mereka yang bertanggungjawab.

 

Sebuah organisasi hanya boleh berjaya apabila mereka bersatu. Dalam kes-kes yang teruk, isu-isu yang belum dilaporkan kepada lembaga atau pihak pengurusan mungkin boleh melumpuhkan atau bahkan menjatuhkan seluruh organisasi. Terdapat beberapa contoh dalam sejarah baru-baru ini.

 

Membangkitkan isu adalah sangat penting apabila ia melibatkan keselamatan maklumat atau salah laku, kerana ini melibatkan setiap sudut organisasi. Di samping itu, penggubal undang-undang telah memperketatkan penalti untuk tindakan kecuaian sejak beberapa tahun kebelakangan ini.

 

Jadi bagaimanakah kawalan keupayaan boleh dilaksanakan di seluruh organisasi? Berdasarkan pengalaman kami, kami telah menyenaraikan lima item yang mewakili kelemahan biasa dalam organisasi. Terdapat juga lebih banyak kesusasteraan dan rangka kerja yang komprehensif, seperti panduan pengurusan risiko penipuan yang baru. Kami mengesyorkan memberi perhatian khusus kepada, sekurang-kurangnya, isu-isu berikut:

 

1. Pengurusan pertengahan mempunyai tanggungjawab utama untuk mengawal

Adalah kebiasaan bahawa pengurusan pertengahan bertanggungjawab untuk mengawal kelemahan organisasi, tetapi menurut penyelidikan mereka sebenarnya adalah salah satu kumpulan terbesar pelaku. Inilah sebabnya mengapa pentingnya memberi peluang kepada pekerja untuk melaporkan aktiviti yang mencurigakan kepada seseorang di atas pengurus mereka sendiri atau eksekutif lain ("pelaporan tahap skip").

  

2. Orang bergantung kepada akal fikiran

Setiap organisasi harus mempunyai garis panduan dan praktik yang komprehensif. Kaedah pengoperasian yang diluluskan dan bertulis membantu memastikan aktiviti tersebut berdasarkan amalan biasa dan bukannya semua orang yang bertindak sendiri. Secara ringkas, garis panduan haruslah pendek, jelas dan praktikal.

 

3. Terlalu bergantung kepada satu individu

Kadang-kadang seorang pekerja sangat berdikari dalam kedudukan yang sama untuk masa yang lama, secara beransur-ansur memperoleh lebih banyak hak dan kelayakan. Dalam kes sedemikian, salah laku mungkin tidak dapat dikesan sehingga orang ini meninggalkan organisasi. Ini dapat dikurangkan melalui, misalnya, putaran kerja, amalan pengesanan risiko secara formal dan pemeriksaan amalan tadbir urus capaian secara tetap.

 

4. Kes-kes yang berpotensi salah laku belum dikenalpasti

Adalah berguna untuk sentiasa membincangkan kes-kes salah laku yang berkemungkinan berlaku dalam organisasi. Di manakah kelemahan organisasi? Bagaimanakah organisasi patut bertindak dengan pelanggan dan pembekal? Apakah perkara paling buruk yang boleh berlaku?

 

5. Salah laku membawa organisasi ke bawah

Sekiranya salah laku atau kelakuan yang tidak beretika datang secara mengejut kepada organisasi, ia mungkin mempunyai kesan mendalam kepada organisasi atau bahkan operasi yang berterusan. Untuk mengatasi keadaan ini, organisasi harus mempunyai satu set kaedah operasi, peranan dan tanggungjawab yang ditetapkan dan dipersetujui.

 

Amanah, tetapi sahkan

Walaupun setiap pekerja sesebuah organisasi mempunyai kewajipan kesetiaan apabila melibatkan kepada kelemahan, kemungkinan liabiliti untuk salah laku ditujukan kepada mereka yang bertanggungjawab untuk perkara itu, dan oleh itu organisasi dan peruntukan tanggungjawab mestilah dijalankan dengan jelas, secara bertulis.

Organisasi ini perlu melalui proses yang kompleks dan pelbagai peringkat untuk mendapatkan kawalan yang berjalan dengan cara yang menyokong operasi perniagaan. Mereka mungkin tidak sempurna pada percubaan pertama – atau selamanya, yang lebih berkemungkinan. Mereka perlu menyesuaikan diri dengan perubahan keperluan operasi. Pelan yang dibuat beberapa tahun yang lalu mungkin tidak sesuai untuk memenuhi keperluan semasa atau masa depan.

Sumber dalaman adalah tidak mencukupi dalam semua situasi, jadi menyenaraikan rakan kongsi yang berpotensi terlebih dahulu adalah idea yang baik. Dengan bantuan rakan kongsi yang profesional, organisasi dapat melihat pencegahan salah laku dan mengenal pasti masalah - atau mula menyiasat kes salah laku yang sebenarnya atau yang disyaki dengan cepat.

Semasa Perang Dingin, Presiden A.S. Ronald Reagan memetik pepatah Rusia yang sama seperti hari ini dalam mencegah kelemahan organisasi: "Amanah, tetapi dengan pengesahan".
 
Carian Artikel oleh : Pn. Zainora Abdul Talib

Tarikh Input: 26/12/2018 | Kemaskini: 15/04/2019 | nurmiera

PERKONGSIAN MEDIA

BAHAGIAN AUDIT DALAM
Universiti Putra Malaysia
43400 UPM Serdang
Selangor Darul Ehsan
03-9769 1346
03-9769 1346
03-9769 6176
WVMBKA:10:27