Penulis : Jean-Marie Bequevort adalah Pemimpin Amalan Pakar Audit Dalaman di TriFinance, sebuah syarikat perunding yang mempunyai pejabat di Belgium, Luxembourg, Belanda, dan Jerman.

 

Wabak ini telah menghadapi banyak pengurus dengan keperluan untuk mempertimbangkan pengetatan tali pinggang.

 

Sesungguhnya, banyak organisasi terpaksa menunda pelaburan modal, mengurangkan tahap inventori, bekerja dan memberhentikan pekerja, dan melakukan aktiviti pemotongan kos lain selama beberapa bulan terakhir, ketika mereka berusaha untuk memenuhi keperluan. Audit dalaman berperanan dalam bagaimana syarikat melakukan langkah-langkah tersebut. Beberapa tugas audit dalaman saya baru-baru ini, misalnya, berkaitan dengan pengurusan perbelanjaan operasi yang berkesan.

Selama beberapa bulan terakhir, pengurus dan jawatankuasa audit telah meminta jaminan mengenai amalan pengurusan kos mereka. Skop kerja mengenai perkara ini luas dan merangkumi struktur kos penanda aras di semua entiti, meninjau kewujudan dasar dan papan pemuka yang mencukupi, mengenal pasti kemenangan cepat untuk pengurangan kos, mengkaji prosedur pembidaan dan pemilihan pembekal, dan - pada tahap yang lebih taktikal — analisis dan pemulihan pembayaran tertunggak.

 

Dengan beberapa pengecualian, seperti syarikat-syarikat yang menerapkan disiplin penganggaran berdasarkan sifar yang ketat, kebanyakan inisiatif pengurusan kos dilakukan sebagai tindakan "sekali-sekali" tanpa mekanisme struktur untuk mencegah perbelanjaan kembali meningkat setelah kesan pandemi mereda . Pada dasarnya, pengurusan kos tetap taktikal dan bukan komponen teras model operasi kebanyakan syarikat. Walaupun COVID-19 telah menjadi pemangkin inisiatif pengendalian kos yang serius, pengurusan sering kali tidak memiliki pandangan yang jelas tentang bagaimana dan di mana mereka membelanjakan wang.

 

Walaupun mencari penjimatan kos bukanlah peranan utama audit dalaman, juruaudit berada dalam kedudukan yang baik untuk menilai tadbir urus dan kawalan yang ada untuk memantau dan menjaga perbelanjaan terkawal. Secara khusus, juruaudit harus mengesahkan bahawa pengurusan kos disokong oleh tiga pemboleh asas: menghabiskan ketelusan, kolaborasi perolehan, dan pemantauan.

 

Belanja Ketelusan

Pertama, juruaudit dalaman harus mengesahkan bahawa pengurus lini memperoleh data yang tepat untuk menguruskan kos. Selalunya, syarikat bergantung pada laporan pusat kos yang membandingkan sebenar dengan kos yang dianggarkan. Walau bagaimanapun, pengurusan kos yang berkesan memerlukan analisis yang lebih terperinci, seperti perbelanjaan per vendor, jumlah vendor untuk barang dan perkhidmatan yang serupa, dan analisis trend. Cukup mengesan kategori untung rugi dan perbezaan anggaran tidak berkesan untuk menguruskan kos pada tahap perincian yang betul. Persekitaran kawalan mesti memungkinkan pemeriksaan mendalam mengenai struktur kos, pemacu dan penggunaan asas pembekal.

 

Sebagai langkah pertama, juruaudit harus mengesahkan bahawa kos dicatatkan secara konsisten dan dalam kategori yang betul. Melalui projek-projek baru-baru ini, saya telah melihat banyak kes di mana kos serupa dicatatkan dalam akaun lejar umum yang berlainan di seluruh unit perniagaan dan wilayah. Kedua, juruaudit harus melihat bahawa pengurus barisan hadapan diberikan data dan analisis yang membolehkan mereka menjawab soalan seperti:

 

• Berapakah jumlah perbelanjaan untuk setiap vendor, mengikut wilayah, item, dan unit perniagaan?
• Adakah terdapat barang yang sama dari vendor yang berbeza dan dengan harga yang berbeza?
• Adakah semua diskaun yang ada diambil dari vendor?
• Adakah terma kontrak dipatuhi?
• Keupayaan untuk menjawab soalan-soalan ini sangat penting bagi pengurus yang bertujuan untuk mengenal pasti kebocoran perbelanjaan, perbelanjaan yang tidak terkawal, perbezaan harga, dan corak pembelian di seluruh organisasi.

 

Kerjasama Perolehan

Kedua, juruaudit dalaman harus melampaui kepatuhan kepada amalan pembelian dan menilai pengaruh dan prestasi pasukan perolehan. Pembidaan yang betul dan kontrak yang berkesan tidak menjamin bahawa perolehan sepenuhnya menyumbang kepada pengoptimuman kos. Organisasi, dengan bantuan audit dalaman, mesti melihat gambaran yang lebih luas dan menilai kesan dan penglibatan perolehan dalam menguruskan kos secara aktif.

 

Sebilangan besar organisasi perolehan mempunyai proses dan kawalan yang berkaitan dengan perundingan harga dan pemilihan vendor; objektifnya ialah pengurangan harga untuk apa yang sedang dibeli oleh syarikat pada masa ini. Walau bagaimanapun, pengurusan kos yang berkesan memerlukan strategi jangka panjang untuk mengoptimumkan keperluan, harga dan kawalan operasi. Audit harus menilai peranan perolehan dalam membentuk dan mempengaruhi keperluan awal. Juruaudit harus menilai sama ada perolehan berfungsi dengan:

 

• pengurus pusat kos untuk memberi tumpuan kepada perbelanjaan yang tidak perlu dan mencabar mereka
• jurutera projek semasa fasa skop untuk memastikan bahawa pelaburan modal tidak terlalu spesifik dan anggaran dikira dan diukur dengan betul
• perancang rantaian bekalan untuk menyelaraskan dan mengoptimumkan keputusan pembelian dengan keperluan pengeluaran
• peguam, untuk memastikan bahawa syarat komersial dioptimumkan dan merangkumi klausa penalti / ganjaran yang secara langsung berkaitan dengan prestasi pembekal
• pengurus kewangan untuk menentukan anggaran operasi dan modal dengan mempertimbangkan peluang pengurangan perbelanjaan
• Keupayaan perolehan sedemikian menghasilkan nilai nyata untuk pengurusan kos kerana mereka mendorong syarikat untuk membeli apa yang benar-benar diperlukan untuk organisasi.

 

Pemantauan

Ketiga, juruaudit harus memastikan bahawa sistem pemantauan ada untuk mengukur keberkesanan program pengurusan kos dan perolehan. Kuncinya adalah untuk mengelakkan pengurus beralih ke corak perbelanjaan lama. Kaedah standard untuk mengira dan mengukur penjimatan kos juga mesti dibuat. Penglibatan audit baru-baru ini menunjukkan pelbagai definisi yang bertentangan di dalam dan di seluruh syarikat. Di samping itu, audit dalaman mesti menilai proses untuk menetapkan pemilikan, menetapkan tarikh akhir, menentukan sasaran, dan menindaklanjuti pemacu kos dan hasil inisiatif peningkatan.

 

Ketiadaan data perbelanjaan, penyertaan fungsi perolehan yang lemah, dan kurangnya fokus pada pemacu kos adalah penghalang untuk pengurusan kos yang efektif. Dengan menilai status komponen ini, audit dalaman dapat memberikan jaminan berharga mengenai pengurusan kos dan memperkuat prestasi syarikat.

Tarikh Input: 23/02/2021 | Kemaskini: 23/02/2021 | nurmiera